各相關單位：
為做好2025屆畢業生照片歸檔及畢業生檔案轉遞工作，現就有關事宜通知如下：
一、2025屆畢業生照片歸檔工作
請各培養單位檔案工作人員在6月20日（星期五）前完成畢業生照片歸檔工作。具體歸檔要求及操作指南見附件1。
二、2025屆畢業生檔案轉遞工作
（一）集中裝檔轉遞時間
全日制本科生檔案：6月30日（周一）-7月2日（周三）；
研究生檔案：7月3日（周四）-7月4日（周五）。
（二）集中裝檔轉遞地點
博物館四樓405大廳。
（三）畢業生落實并填報檔案轉遞信息
各培養單位務必通知到每一位畢業生根據本人畢業去向和就業單位的類型，于6月24日（星期二）以前，登錄西南大學就業網（https://swu.cqbys.com/）“重慶市普通高校畢業生智慧就業平臺”，完整準確填寫“檔案轉寄類型”“檔案轉寄單位名稱”“檔案轉寄所在地及詳細地址”“檔案轉寄聯系人”“檔案轉寄聯系電話”。未就業的畢業生由學生職業發展與就業服務中心按相關政策在系統中自動生成轉遞至生源地公共就業人才服務機構的有關信息。
1.已經落實就業單位
（1）到機關、國有企事業單位就業或定向就業的，檔案轉遞到就業單位、定向單位，或指定的檔案管理服務機構。
（2）到非公單位就業、靈活就業以及自主創業的，檔案轉遞到就業創業地或生源地公共就業人才服務機構。畢業生需提前與公共就業人才服務機構聯系辦理相關手續，確保對方能接收檔案。
2.未落實就業單位
檔案轉遞到生源地公共就業人才服務機構。
3.出國留學、自由職業
檔案轉遞到生源地公共就業人才服務機構。
4.考取外校研究生
檔案轉遞到錄取院校，一般為錄取院校的培養單位或研究生招生辦公室。
5.公費師范生、定向委培生
公費師范生檔案原則上回生源所在地，定向委培碩士、博士畢業研究生，檔案轉回委培單位或指定的檔案管理服務機構。此類情況一般不允許更改檔案轉遞信息，特別情況需要更改的，必須經學生職業發展與就業服務中心審批同意后方能辦理。
（四）畢業生檔案轉遞信息的統計與報送
6月25日（星期三）和6月27日（星期五），學生職業發展與就業服務中心分別向檔案館提供全日制本科生和研究生檔案轉遞信息，后續如有特殊情況確需更改檔案轉遞信息的，請畢業生登錄西南大學就業網“重慶市普通高校畢業生智慧就業平臺”提交更改申請，就業中心審核通過后，在集中轉遞前1個工作日，將更改情況發送給檔案館。檔案轉遞信息更改截止時間為6月28日（本科生）和7月1日（研究生）。檔案集中裝袋轉遞階段，不得更改檔案轉遞信息。
公費師范教育碩士的檔案轉遞信息（檔案接收單位、接收地址、接收人、接收人聯系電話）由相關培養單位統計，6月25日（星期三）以前將檔案轉遞信息電子檔發送給檔案館。
（五）畢業生檔案材料的收集
畢業生檔案包括入學前檔案材料和在校期間形成的檔案材料。在校期間形成的檔案材料分散在本科生院（招生辦公室）、研究生院、黨委學生工作部 學生工作處 武裝部和校醫院等多個部門，請各培養單位按照相關部門規定時間和程序領取應歸檔材料，并以學生個人為單位整理，將材料裝入對應的畢業生檔案袋，確保檔案材料不遺漏、不錯裝。
（六）畢業生檔案材料整理裝袋
1.領取檔案材料、畢業生檔案袋和學生信息標簽。各培養單位按照相關部門的通知領取檔案材料、畢業生檔案袋及學生信息標簽。
2.畢業生檔案材料裝袋。各培養單位將畢業生在校期間產生的檔案材料鑒定后裝入畢業生檔案袋，同類檔案如有多份，按照形成先后排列。在檔案袋正面張貼學生信息標簽，在“檔案材料目錄欄”勾選本袋檔案材料。輔導員在學生信息標簽“裝檔人”處簽字確認。其后按專業、班級、學號進行排序整理，準備歸檔。
3.與新生檔案合并裝檔密封。各培養單位在集中裝檔轉遞時間到博物館四樓405大廳領取新生檔案和《高等學校畢業生檔案轉遞通知單》，將新生檔案裝入畢業生檔案袋中。裝檔人檢查所有檔案材料裝袋無誤后，用密封條密封檔案并加蓋西南大學檔案密封章。
4.EMS郵寄袋裝袋及密封。各培養單位將密封完好的檔案和《高等學校畢業生檔案轉遞通知單》裝入EMS郵寄袋，張貼檔案對應的學生EMS郵寄單，確認檔案與郵寄單同屬一人后，密封郵寄袋并加蓋西南大學檔案密封章。暫不外寄的畢業生檔案（暫緩轉遞、升學本校、正式入職本校、入站本校博士后）不裝入郵寄袋。
（七）畢業生檔案的轉遞
1.檔案寄送。檔案館協調郵局現場收寄畢業生檔案。請各培養單位列出《2025屆畢業生檔案交寄清單》（附件2），與郵局共同清點后，簽字完成寄送。
2.不外寄檔案的交接。
（1）升學本校的畢業生檔案由各培養單位列出《2025屆畢業生升學本校檔案移交清單》（附件3），將密封好的檔案和清單交檔案館暫時保管，下學期開學后由研究生輔導員到館提檔；
（2）正式入職本校（含博士后）的畢業生檔案，由培養單位列出《西南大學教職工（含博士后）檔案移交清單》（附件5），將密封完好的檔案和移交清單交檔案館教職工檔案室（檔案館101室）；
（3）學生畢業后，檔案原則上不再留校，如有少數畢業生確因客觀原因（等待落戶、公示期未結束、考察程序未完成、就業單位暫時不接收檔案等）需暫緩寄送的，由畢業生向培養單位申請，培養單位形成《2025屆畢業生暫緩寄送檔案移交清單》（附件4），將密封完好的檔案和簽字蓋章的移交清單交檔案館保管。
（八）畢業生檔案去向查詢
高校畢業生檔案采用“郵政EMS標準快遞”轉遞，檔案交寄以后，檔案館收集畢業生檔案轉遞信息及EMS單號反饋給各培養單位，畢業生可從輔導員處或檔案館官網檔案利用預約系統（https://lyxddag.swu.edu.cn/）查詢本人檔案去向及EMS單號，通過EMS網絡平臺或服務電話11185查詢檔案物流信息。
畢業生須時刻關注自己的檔案投遞狀態，在畢業三個月內到檔案管理單位核查本人檔案，如檔案未如期寄達，可直接與學校檔案館聯系查詢。EMS單號一年內有效，因此需查詢畢業生檔案物流信息的，應當自檔案交寄之日起一年內提出。
（九）工作要求
1.高度重視畢業生檔案轉遞工作。畢業生檔案是國家和社會培養、選拔、錄用人才的重要參考依據，各培養單位要認真履職盡責，切實維護畢業生的合法權益。
2.確保畢業生檔案的齊全、完整。各培養單位要指定專人負責整理畢業生檔案材料，做好登記，并保留記錄備查。當發現應有材料缺少時，必須通過尋找、補辦等措施補齊。
3.嚴肅畢業生檔案工作紀律。畢業生檔案涉及畢業生隱私和組織鑒定意見，各培養單位必須指定專人負責，其他人不得接觸畢業生檔案材料。檔案材料集中裝袋、密封、交接之后的補充或調整必須由各培養單位指定專人負責。檔案館工作人員不接觸檔案材料，不承擔檔案內容方面的責任。
4.因時間緊任務重，為按時完成任務，各培養單位在裝檔前務必將畢業生檔案材料以個人為單位整理好，并按照專業、班級、學號從小到大排列。
5.各培養單位與檔案館、郵局交接（寄）畢業生檔案時要準備交接（寄）清單，各方須認真清點，簽字確認。
6.嚴禁將檔案寄給學生本人或親屬！嚴禁個人攜帶、保管本人或他人檔案！嚴禁私自拆封檔案！
三、聯系電話
畢業生照片歸檔工作：楊程程，68253638；
北碚校區全日制本科生檔案工作：楊偉，68367370；
研究生和榮昌校區本科生檔案工作：李飛雨，68253727。
特此通知。
附件：1.2025畢業生照片檔案歸檔指南
2.2025屆畢業生檔案交寄清單
3.2025屆畢業生升學本校檔案移交清單
4.2025屆畢業生暫緩寄送檔案移交清單
5.西南大學教職工（含博士后）檔案移交清單
6.2025屆畢業生檔案轉遞時間安排表
